5 conseils pour une communication à distance efficace

La crise sanitaire paraît s’éloigner petit à petit de notre quotidien, et c’est avec un grand plaisir que nous revenons au bureau ! Le Covid-19 aura tout de même énormément chamboulé nos habitudes de travail. Il est certain que nous devrions en conserver quelques-unes, comme le télétravail, après cette pandémie. Voici nos 5 conseils pour utiliser au mieux les outils technologiques dont nous disposons, afin de nous assurer d’une meilleure communication à distance.

Depuis plus d’un an, le travail à distance est devenu la norme. Maintenant, nous avons à nouveau le choix de revenir au bureau, et d’avoir à nouveau des interactions « en vrai » avec nos collègues. Si le travail à distance n’est dorénavant plus imposé en temps plein, il devrait tout de même toujours être utilisé dans les entreprises, mais de manière plus modérée. Employeurs et collaborateurs devront donc modifier leur façon de travailler ensemble, pour combiner travail au bureau et travail à distance. Face à cette nouvelle façon de travailler, un des points les plus importants est de réussir à conserver le lien, entre employés, ou encore avec ses clients ou ses partenaires. Voici 5 conseils pour y parvenir, grâce aux outils technologiques.

Utilisez des solutions IT adaptées

L’usage des outils digitaux de communication, de collaboration et de planification a grimpé en flèche ces derniers mois. Alors que, bien souvent, nous disposions déjà de ces solutions avant la crise sanitaire, nous avons surtout commencé à les utiliser et à exploiter tout leur potentiel depuis le début de la pandémie.

Demain, il sera important de choisir, parmi la pléthore d’outils disponibles sur le marché, celui ou ceux qui sont adaptés à votre entreprise, à votre activité, à vos collaborateurs, à vos besoins, et ce, notamment, afin de favoriser les échanges entre les personnes présentes au bureau et celles en télétravail.

N’oubliez pas les interactions informelles

La pause à la machine à café, le temps de midi à la cantine, les afterworks,… sont autant d’occasions pour échanger et partager avec ses collègues, se détendre, créer un sentiment d’équipe. Lorsque le télétravail est pratiqué un ou deux jours par semaine, ces moments se font plus rares. Et dans nos communications digitales, nous avons tendance à aller droit au but et à discuter uniquement « boulot ». La communication interne représente donc un réel défi lorsque les équipes, ou une partie d’entre elles, se trouvent en télétravail.

Pour maintenir le lien et l’engagement de chacun, il est essentiel de recréer et d’encourager les échanges informels. À cet égard, les communications digitales différées – chat et e-mail, par exemple – ne doivent pas se substituer totalement aux réunions vidéo et aux appels téléphoniques. Se parler et s’entendre plutôt que s’écrire permet en effet d’échanger en temps réel, d’identifier les émotions ressenties par chacun, de percevoir le langage non verbal, d’éviter les quiproquos ou les incompréhensions. De la même manière, il est aussi important de prendre le temps pour décompresser ensemble, en réel comme en virtuel.

Utilisez la visio-conférence sans modération

Que ce soit pour communiquer avec vos collègues ou vos clients, n’hésitez pas à utiliser la visio-conférence. Il est en effet plus agréable de se voir pour se parler. Ces outils permettent également d’échanger plus facilement, en partageant des fichiers par exemple.

Pour vous aider à maintenir les relations qui sont importantes pour le succès de votre entreprise, Orange Luxembourg propose le service de vidéoconférence Highfive. Jusqu’à 125 participants peuvent s’y connecter simultanément et rejoindre une salle de meeting virtuelle, avec ou sans modérateur.

Contrairement à de nombreux autres outils, Highfive ne nécessite pas de télécharger un logiciel ou une application, d’introduire un code PIN ou un numéro de téléphone pour accéder à la visio-conférence. Fini de perdre du temps inutilement : en un seul clic, vos réunions peuvent commencer, quel que soit l’appareil utilisé – ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette ou smartphone. Le partage d’écran et de documents est également simplifié.

La sécurité n’est pas pour autant délaissée, bien au contraire. Le service de visio-conférence Highfive fonctionne nativement sur WebRTC, un standard ouvert pour les communications en temps réel qui est intégré dans tous les navigateurs web modernes. Elle comprend des périphériques matériels sur site associés à des services cloud. Tous les services cloud sont hébergés par les principaux fournisseurs localisés en Europe (Plateforme AWS Cloud) et Google Cloud Platform (GCP).

Fusionnez vos lignes fixe et mobile

Pour être joignable où que vous soyez – au bureau, à la maison ou en déplacement – il peut être intéressant de recourir à la solution IT de convergence fixe-mobile.

Concrètement, il s’agit de fusionner les deux types d’abonnement. Ainsi, vous pouvez appeler avec votre ligne fixe ou mobile depuis un seul appareil et vous êtes joignable sur un seul et unique numéro de téléphone. Même si vous n’êtes pas au bureau, vous pouvez donc répondre aux appels reçus sur votre ligne fixe avec votre smartphone.

Vérifiez la fiabilité de votre connexion Internet

Et oui, c’est la clé ! Si votre Internet est lent ou s’il n’est pas fiable, vous ne pourrez pas travailler efficacement. Prenez donc le temps nécessaire pour vous assurer de disposer d’une bonne connexion, adaptée à vos besoins, tant au bureau qu’à domicile.